Enquête de harcèlement; 4 principes fondamentaux pour mener une entrevue efficace

31 juillet 2025

Résumé de l’article

« Parmi les étapes d’une enquête de harcèlement en milieu de travail, on retrouve celle qui soulève parfois un sentiment d’anxiété: l’entrevue. Pourtant, en appliquant quelques principes élémentaires, on peut tirer un maximum de cette opportunité. »

Que l’on ait deux ou vingt-cinq années d’expérience, chaque entrevue lors d’une enquête de harcèlement, ou toute autre enquête de nature administrative, peut réserver son lot de surprises. Dans les dossiers de harcèlement, ces entrevues sont fondamentales, car elles fournissent généralement les éléments essentiels sur lesquels l’enquêteur basera ses conclusions. Voici quatre principes essentiels qui guideront le CRHA dans la préparation et la réalisation de telles entrevues.

1- Connaître les règles du processus

D’emblée, la personne interviewée, qu’elle soit plaignante, mise en cause ou témoin, sera vraisemblablement intimidée à l’idée de participer à votre entrevue. Pour la plupart, il s’agit d’une première expérience et peut-être même la dernière dans le cadre d’un tel processus. Se retrouver face à un enquêteur qui est sûr de lui ou d’elle fera toute la différence.

Il est important de se procurer et de réviser la plainte originale ainsi que toute déclaration présente dans le dossier. Il est également essentiel de connaître les directives, les politiques ou autres règles encadrant le processus d’enquête de harcèlement au sein de votre organisation ou, le cas échéant, chez votre client.

En tant qu’enquêteur, vous devez avoir un mandat clair. Dans la plupart des cas, ce mandat provient du Service des ressources humaines et s’appuie sur une directive d’entreprise. À titre de rappel, au Québec, la Loi sur les normes du travail impose l’obligation à l’employeur d’adopter une politique concernant de prévention du harcèlement et ceci inclut le traitement des plaintes. L’enquêteur doit être diligent et demander copie de cette politique. Certains organismes publics, par exemple au gouvernement fédéral, iront jusqu’à publier un guide d’enquête. Ces documents sont une source inestimable de renseignements pertinents.

En l’absence de règles précises, il est alors de votre responsabilité de confirmer avec votre mandant le cadre d’opération et la base de votre autorité d’enquête. Le mandant ainsi que la révision personnelle des règles du processus d’enquête en vigueur répondront habituellement à plusieurs de vos questions.

2- Établir le lien de confiance

Une méthode efficace pour entrer en contact avec les personnes qui seront interviewées est de demander au Service des ressources humaines d’envoyer individuellement un premier avis à chacun d’entre eux, afin de les informer du début du processus d’enquête et que l’enquêteur prendra directement contact avec eux. Lorsque cela est fait par courriel, l’enquêteur peut être en copie conforme. Ceci légitime l’intervention de l’enquêteur, particulièrement s’il fait partie d’une firme externe.

Ensuite, un contact écrit peut être établi avec chaque interviewé. Cet échange permet de programmer la rencontre, en personne ou en vidéoconférence. Dans cette note, il est conseillé d’informer la personne interviewée des renseignements essentiels suivants (liste non exhaustive) :

• Le droit à une entrevue dans la langue officielle de son choix ;
• Le droit d’être accompagnée ;
• Le droit de réviser sa déclaration ;
• Le devoir de confidentialité.

Ces éléments peuvent être complétés par d’autres dispositions faisant partie du processus interne. Cela permet de répondre aux questions de base. Il est également recommandé de communiquer à l’interviewé un plan des étapes à venir, afin de le rassurer. Bien entendu, chaque pièce d’information essentielle énoncée peut bénéficier de détails supplémentaires.

Par exemple, si l’on informe l’interviewé de son droit d’être accompagné, il est judicieux de demander l’identité de l’accompagnateur avant l’entrevue, le cas échéant. Ceci évite que l’interviewé se présente avec une personne faisant déjà partie de votre liste d’entrevues…
Le mot d’ordre pour la convocation : Soyez CLAIR et PRÉCIS.

Une fois la convocation envoyée, il est possible que l’interviewé souhaite contacter l’enquêteur pour d’autres questions. Une première invitation bien préparée évitera la grande majorité de ces situations. Pour les exceptions, un appel ou une correspondance complémentaire peuvent être nécessaires. Cependant, il convient d’éviter les discussions portant directement sur l’affaire et pouvant faire partie de la preuve. L’entrevue est le forum approprié pour cet échange.

3- Maintenir la confiance pendant l’entrevue

Le jour de l’entrevue, il est essentiel de continuer à faire preuve d’impartialité, d’intégrité et de démontrer sa connaissance du processus. Dans n’importe quelle rencontre, personnelle ou professionnelle, il y a toujours un moment que l’on surnomme « casser la glace ». Ceci est d’autant plus important lorsqu’il s’agit d’une entrevue dans le cadre d’une enquête.

Chacun a sa propre technique pour mener à bien les entrevues. Il peut être rassurant de débuter la conversation avec un sujet connu que vous avez déjà exposé lors de l’invitation, comme le rappel des droits et responsabilités des parties ou témoins.

Proposer un court préambule à l’entrevue est une approche plus légère que d’entrer directement dans le vif du sujet. Ce préambule, s’il fait partie de la déclaration qui sera éventuellement révisée et signée par la personne interviewée, sert également à prouver que cette dernière a bel et bien été informée de la possibilité d’être accompagné, de pouvoir poser des questions pendant l’entrevue, de s’engager à assurer la confidentialité de l’entretien, etc.

Cette période en début d’entrevue, que l’on pourrait qualifier de formalité administrative, vise à détendre l’atmosphère et à permettre à l’enquêteur et à l’interviewé de s’ajuster au ton de chacun. Après avoir passé en revue les engagements de chacun, il est judicieux de commencer par la question suivante :  » Avez-vous des questions ? « . C’est la première question et elle permet d’évacuer toutes les inquiétudes dès le début. Bien entendu, les questions posées par les interviewés ainsi que les réponses de l’enquêteur sont consignées dans la déclaration.

En lien avec la déclaration, il est pertinent de rappeler à la personne interviewée qu’elle pourra réviser celle-ci et qu’il sera possible d’y apporter des modifications si nécessaire. Ceci s’applique surtout lorsque l’enquêteur paraphrase les propos recueillis. Autant que possible, on essaiera de prendre les notes sous forme de verbatim lorsque les réponses sont courtes. Ceci s’applique également si on utilise un enregistrement, car il est rare que l’on effectue une transcription intégrale de l’entrevue pour les besoins du rapport d’enquête. Dans ce dernier cas, l’enregistrement intégral peut être fourni comme annexe sous forme électronique.

Afin d’éviter les surprises à la suite de la révision de la déclaration, on peut prendre le temps de relire nos notes d’entrevue en présence de l’interviewé, avant la fin de l’entretien. On évitera ainsi les ambiguïtés ou les mauvaises interprétations lors de la prise de note. En procédant de cette façon, on devrait se retrouver avec une déclaration révisée qui sera minimalement amendée lors de sa révision.

4- Garder le cap !

Une des difficultés souvent rencontrées lors des entrevues est celle de garder le cap sur les allégations sous enquête.

Lors de la révision initiale des allégations, il est fortement suggéré de préparer un questionnaire pour chaque personne qui sera interviewée. Il faut se rappeler que les allégations fondées reposent sur des critères précis qui sont généralement reconnus comme étant :

• La répétition ou la conduite grave;
• La conduite vexatoire hostile ou non désirée;
• La conduite qui porte atteinte à la dignité ou intégrité psychologique ou physique;
• La conduite qui rend le milieu de travail néfaste.

Attention ! il faut prendre connaissance de la définition exacte qui se trouve dans la politique de l’employeur. Donc, on cherchera à établir l’existence de critères qui supporteront notre conclusion.

Bien que parfois les parties ou témoins sont très loquaces, on doit faire preuve de patience tout en ramenant l’interviewé aux allégations sous enquête. Il est possible que certaines questions portent sur le contexte entourant une allégation et se révèlent très pertinentes, toutefois on reste principalement concentré sur les faits.

Si une partie ou un témoin ne se rappelle pas certains faits, il faut alors les rassurer de cette possibilité et surtout éviter de se laisser entraîner du côté des présomptions ou des évènements hypothétiques.

Il arrive parfois que des incidents qui supporteraient d’autres allégations soient portés à la connaissance de l’enquêteur. Dans ces cas, il est généralement entendu avec le mandant que l’enquêteur l’en avisera et devra obtenir une modification du mandat d’enquête original pour inclure ces allégations additionnelles.

Conclusion

La communication est la première qualité essentielle d’un enquêteur lors de l’entrevue. C’est donc sur la base d’une communication claire et sans ambiguïté que repose l’entretien. En veillant à établir une relation de confiance dès le début et en fournissant les informations nécessaires, on permet aux parties et témoins impliquées de se sentir à l’aise durant leur entretien.

L’enquêteur est à la recherche de faits qui supporteront son analyse rigoureuse pour une conclusion probante quant aux allégations en cause. À titre d’enquêteur et CRHA, il est de notre responsabilité de mener ces entretiens avec empathie, intégrité et impartialité.

Bien qu’il soit probable que l’employeur pour lequel l’enquêteur effectue le mandat ait déjà une politique de prévention en matière de harcèlement en milieu de travail, l’Ordre met à notre disposition un guide d’encadrement qui détaille l’ensemble du processus d’enquête de façon générale (mettre hyperlien).

Me François Desrochers, avocat
CRHA et Médiateur accrédité